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Guía informativa sobre la preparación del estado de información no financiera y diversidad

El Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital, con el fin de facilitar la aplicación práctica de la norma, ha elaborado una guía con mero valor informativo, sobre la preparación anual del estado de información no financiera que contenga información relativa; por lo menos, a cuestiones medioambientales y sociales, así como relativas al personal, al respeto de los derechos humanos y a la lucha contra la corrupción y el soborno.

La Ley 11/2018, de 28 de diciembre, procede del Real Decreto-ley 18/2017, de 24 de noviembre y vino a transponer a nuestro ordenamiento jurídico la Directiva 2014/95/UE del Parlamento Europeo y del Consejo, de 22 de octubre de 2014, por la que se modifica la >Directiva 2013/34/UE en lo que respecta a la divulgación de información no financiera e información sobre diversidad por parte de determinadas grandes empresas y determinados grupos.

La ley llevó a cabo una modificación de tres leyes: el Código de Comercio, el texto refundido de la Ley de Sociedades de Capital, aprobado por el Real Decreto Legislativo 1/2010, de 2 de julio (TRLSC) y la Ley 22/2015, de 22 de julio, de Auditoría de Cuentas (LAC).

La aprobación de esta reforma normativa tuvo por objeto fomentar la transparencia, la sostenibilidad y desarrollo a largo plazo de las empresas y aumentar la confianza de los inversores, los consumidores y la sociedad en general, mediante la divulgación de información no financiera.

La ley impone a ciertas empresas preparar anualmente un estado de información no financiera (EINF) que contenga información relativa; por lo menos, a cuestiones medioambientales y sociales, así como relativas al personal, al respeto de los derechos humanos y a la lucha contra la corrupción y el soborno.

Con el fin de ayudar a las empresas afectadas a presentar información no financiera de manera relevante, útil, coherente y más comparable, la Comisión Europea aprobó las Directrices sobre la presentación de informes no financieros (2017/C 215/01), que proporciona directrices no vinculantes, sin crear nuevas obligaciones jurídicas. Esta Comunicación ha sido complementada con el Suplemento sobre la información relacionada con el clima. (2019/C 209/01).

Las obligaciones exigibles por la Ley 11/2018, de 28 de diciembre, son de aplicación para los ejercicios económicos iniciados a partir del 1 de enero de 12018. El Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital, con el fin de facilitar la aplicación práctica de la norma, ha optado por elaborar una guía con mero valor informativo, en la que se da respuesta a las cuestiones consultadas.

A continuación publicamos algunas de las cuestiones más importantes que se reflejan en la mencionada guía informativa.

ÁMBITO DE APLICACIÓN DE LA LEY

1. ¿Debe incluirse en el EINF consolidado la información relativa a todas las sociedades filiales, con independencia de si se trata de sociedades domiciliadas en España, radicadas en otro Estado miembro de la Unión Europea o en un tercer país?

Se considera que una sociedad española dominante de un grupo deberá incluir en el EINF consolidado la información significativa relativa a todas sus sociedades dependientes, con independencia de si se trata de sociedades domiciliadas en España, en la Unión Europea o en un tercer país.

2. ¿Cómo opera la dispensa de presentar el EINF individual y/o consolidado, por parte de una sociedad dependiente de tres escenarios diferentes?

a) La sociedad dominante está domiciliada en España. Si la sociedad dominante está domiciliada en España, la dependiente estará dispensada de presentar el EINF individual/consolidado si se cumplen los requisitos mencionados en los artículos mencionados anteriormente.

b) La sociedad dominante está domiciliada en otro Estado miembro de la Unión Europea. Si la sociedad dominante está domiciliada en otro Estado miembro de la Unión Europea, la dependiente domiciliada en España también quedaría dispensada de presentar el EINF individual/consolidado, siempre y cuando la dominante cumpla en ese Estado con los requisitos de información exigidos por la Ley 11/2018.

c) La sociedad dominante está domiciliada en un tercer país no miembro de la Unión Europea. Si la sociedad dominante está domiciliada en un tercer país no miembro de la Unión Europea, la dependiente domiciliada en España quedaría dispensada de presentar el EINF individual/consolidado, siempre y cuando la dominante cumpla en ese país con los requisitos de información exigidos por la Ley 11/2018, de 28 de diciembre.

Por el contrario, si no se proporcionase dicho contenido en el EINF consolidado por una sociedad dominante domiciliada en un tercer país, la sociedad dependiente vendrá obligada a elaborar y presentar en España un EINF individual/consolidado, según proceda, en el que se incluya la información exigida por la Ley.

3. ¿Una sociedad española dominante de un grupo que presenta un EINF consolidado está obligada a presentar asimismo el EINF individual?

La Ley 11/2018, de 28 de diciembre, establece únicamente la exención de la presentación de EINF individual a las entidades controladas por otra dominante que publique un EINF consolidado, exención que alcanza también a sus filiales, si las tuviera. No se hace referencia expresa a la sociedad dominante encargada de elaborar y publicar el EINF consolidado.

La finalidad de esta medida es evitar cargas innecesarias a entidades cuya información no financiera se incluya a su vez en el perímetro de otro EINF consolidado. Esta finalidad se cumple cuando la entidad dispensada de publicar el EINF individual sea dependiente de otra entidad dominante, pero también puede predicarse de dicha obligación cuando se refiere a la entidad dominante que elabora el EINF consolidado que abarca a todo el grupo.

Por ello, puede deducirse que el EINF consolidado debe incluir la información no financiera tanto de la sociedad dominante como de sus sociedades dependientes, abarcando la exención de presentar el EINF individual tanto a unas como a otras.

4. ¿Las obligaciones de la ley son exigibles a las entidades distintas a las entidades mercantiles?

El TRLCS incluye dentro de su ámbito de aplicación a las sociedades de capital, esto es, sociedades anónimas, limitadas y comanditarias por acciones que cumplan con los parámetros fijados en la Ley.

El Código de Comercio se refiere a las sociedades que formulen cuentas consolidadas, correspondiendo la obligación de formular el EINF consolidado a la sociedad dominante del grupo, según lo dispuesto en el artículo 42 del Código de Comercio, entendiéndose que hay un grupo cuando una sociedad ostente o pueda ostentar, directa o indirectamente, el control de una u otra.

En el caso de que la entidad dominante del grupo no sea una sociedad mercantil, estaría obligada a formular el EINF consolidado siempre que le resulte aplicable el Código de Comercio y esté obligada a formular cuentas consolidadas.

5. ¿Desde qué ejercicio económico resulta de aplicación la Ley según lo dispuesto en el apartado 3 de la disposición transitoria?

Será de aplicación para los ejercicios económicos que se inicien a partir del 1 de enero de 2021.

CONTENIDO DEL ESTADO DE INFORMACIÓN NO FINANCIERA

6. ¿Cómo y quién debe determinar el grado de significatividad o materialidad suficiente para que un dato sea informado por las empresas?

El EINF debe recoger la información que se considere significativa, en relación con las diferentes cuestiones medioambientales y sociales, relativas al personal, al respeto de los derechos humanos y a la lucha contra la corrupción y el soborno.

Al objeto de determinar si una información no financiera deba ser considerada significativa o material, el órgano de administración encargado de formularlo debe plantearse si la información es útil para que los usuarios puedan comprender adecuadamente la evolución, los resultados y la situación de la entidad o su grupo, y el impacto de su actividad.

Las entidades deben considerar todas estas perspectivas de materialidad a la hora de determinar qué información es necesaria para la adecuada comprensión del EINF por los inversores, distintos grupos de interés y resto de usuarios, teniendo en cuenta factores tanto internos como externos, entre otros, las expectativas e intereses de los grupos de interés relevantes y el impacto estimado, en términos de gravedad y frecuencia, de las actividades sobre el entorno social y medioambiental.

Considerando que uno de los factores clave son las expectativas e intereses de aquellos grupos de interés que sean relevantes desde la perspectiva de la entidad o el grupo, las entidades deben llevar a cabo como paso previo a la determinación de la materialidad, una evaluación y análisis de cómo impacta su actividad en el entorno social y medioambiental y cómo este impacta, a su vez, en la entidad o su grupo. De esta manera, utilizando como referencia la cadena de valor y los planes estratégicos del grupo, la empresa puede identificar aquellos grupos de interés más relevantes que permitan y contribuyan a la creación de valor compartido, en línea con lo que establece las Directrices de la Comisión Europea sobre la presentación de informes no financieros.

7. ¿En qué condiciones podría considerarse una memoria de sostenibilidad o de responsabilidad social corporativa como el EINF?

Las memorias de sostenibilidad o de Responsabilidad Social Corporativa podrían ser, en una primera aproximación, tan solo una parte de lo exigido por la Ley respecto al EINF. No obstante, la propia Ley no se cierra a que la entidad pueda presentar la información equivalente a la información no financiera en otro informe, siempre que se cumplan los requisitos del artículo 49 del Código de Comercio.

8. ¿Es posible omitir algún aspecto del informe por motivos de confidencialidad o riesgos ante la competencia?

A pesar de no haber recogido expresamente dicha posibilidad, la Ley 11/2018, de 29 de diciembre, exige que respecto a cada cuestión se deba aportar la información que sea significativa a efectos de que los usuarios puedan comprender la evolución, resultados y situación de la entidad o grupo y el impacto de su actividad. Esto no impide dedicar la debida consideración a información sensible desde el punto de vista comercial. La información pertinente puede facilitarse en términos más generales que aun así transmitan datos útiles a los inversores y otras partes interesadas.

9. ¿Es posible incluir información adicional a la exigida por la Ley?

Sí. Se establece unos requerimientos mínimos de información no financiera, pero no de máximos. Todas aquellas empresas que ya incluían aspectos adicionales a los exigidos, o desean empezar a recogerlos, podrán continuar haciéndolo en la medida en que sean significativos y comprenda información concisa y útil.

10.¿Existe algún modelo de formato para la elaboración del EINF que facilite el entendimiento de dicha información?

No. El formato del EINF es libre. No obstante, sería recomendable que el EINF incluya una tabla donde se muestren y se identifiquen de manera clara, separada y organizada todos y cada uno de los contenidos materiales requeridos por la ley junto con los correspondientes apartados del marco de referencia.

11. ¿Es el GRI el único marco o modelo válido de referencia para elaborar el EINF y sus indicadores clave o pueden utilizarse otros marcos de referencia?

La ley fomenta, por ser de especial utilidad, el uso de los estándares de indicadores que cumplan los dos requisitos, pero no cierra la posibilidad de utilización de otros estándares distintos, siempre que estén incluidos en otros marcos normativos nacionales, de la Unión Europea o internacionales.

En función de los criterios de materialidad y las circunstancias específicas de cada entidad, se deberán seleccionar e incluir aquellos indicadores que se consideren pertinentes. Los indicadores podrán no ser los mismos para todas las entidades ni para todos los ejercicios.

12. ¿Es conveniente desglosar información sobre los impactos de la actividad empresarial sobre el medio ambiente y sobre cómo las cuestiones ambientales pueden afectar a la evolución, los resultados o la situación de la sociedad y su grupo?

Sí. Para disponer de la información completa de la entidad, es preciso conocer tanto el impacto de la entidad y su grupo sobre el medio ambiente como el impacto del medio ambiente en estos. La Declaración Medioambiental de las empresas sometidas a registro EMAS integra: el impacto de la entidad en el medio ambiente y cómo el medio ambiente impacta en la sociedad.

13. El concepto de beneficios obtenidos país por país, ¿se refiere al resultado contable antes o después de impuestos?

El concepto de beneficios obtenidos debe ser entendido conforme el artículo 14.2.b) del RIS, como los resultados antes de impuestos o beneficios antes de impuestos, determinado conforme con el PGC, o en caso de tratarse de entidades domiciliadas fuera de España, procedente del paquete de documentos de su información consolidada, o de los estados financieros preceptivos separados para cada una de las entidades. En todo caso, debería informarse de la metodología utilizada en el cálculo y de la información utilizada.

14. ¿Se ha contemplado la manera de calcular el beneficio país por país?

El cálculo debería realizarse de manera agregada, conforme a lo previsto en el artículo 14.2 RIS. En todo caso, debería informarse de la metodología utilizada en el cálculo y la agregación y de la información utilizada.

15. ¿El concepto de beneficio país por país abarca a todas las entidades en las que participa la sociedad dominante?

Una sociedad española dominante de un grupo que formule cuentas consolidadas deberá incluir en su EINF consolidado información relativa a todas sus sociedades dependientes con independencia del país en que esté radicado el domicilio social de estas últimas. En relación con los establecimientos permanentes, en la medida que estos obtienen beneficios y pagan impuestos en un determinado país deben incluirse como parte del total del beneficio generado en dicho país.

16. ¿Qué se entiende por impuesto sobre beneficios?

El impuesto a tener en cuenta es el Impuesto sobre Sociedades regulado en la normativa española y otros impuestos de naturaleza idéntica o análoga al mismo, no existiendo un listado de impuestos que se consideren equiparables en España.

17. ¿Hay que tener en cuenta los pagos fraccionados del ejercicio junto con la liquidación final del ejercicio anterior?

Junto con los beneficios obtenidos en el ejercicio en cada país se debe informar del importe de la obligación de pago del Impuesto sobre Sociedades u otro de naturaleza idéntica o análoga corriente a satisfacer en los primeros meses del ejercicio siguiente.

Si ya han sido satisfechos en el momento de la publicación del EINF, la entidad debería hacer mención a los impuestos pagados, explicando cualquier posible diferencia con la provisión devengada. De no haberse todavía efectuado el pago de todos o algunos de los impuestos, la entidad debe explicitar que se trata de una provisión de la mejor estimación del importe a pagar y en el EINF del siguiente ejercicio debe explicar cualquier diferencia significativa con el importe efectivamente satisfecho.

VERIFICACIÓN DE LA INFORMACIÓN NO FINANCIERA

18. ¿Qué condiciones debe reunir el prestador de servicios independiente de verificación?

Tener conocimiento, capacidad y experiencia acreditada en trabajos de revisión o verificación de estados de información no financiera, de responsabilidad social corporativa o similares, así como en los distintos campos o áreas de la información integrante del EINF atendiendo al sector en que opera la entidad verificada.

Disponer de una organización interna adecuada que permita tener a su disposición los recursos suficientes y el personal con los conocimientos, experiencia y capacidad necesarios para la realización de cada trabajo de verificación.

Tener independencia en relación con la entidad a verificar.

Por otra parte, no existe impedimento desde el ámbito de la normativa reguladora de la actividad de auditoría de cuentas para que dicha verificación sea efectuada por el auditor de las cuentas anuales de la entidad.

19. ¿Qué contenido mínimo debe tener el informe de verificación del EINF?

1.Título. En el que se indique que se trata del informe de verificación de un experto independiente sobre el EINF exigido por el marco legal, es decir, el artículo 49.6 del Código de Comercio o el artículo 262.5 TRLSC.

2. Identificación de la entidad que elabora el EINF objeto de verificación (del grupo, en su caso) y del ejercicio o período al que corresponde; así como del marco legal y marcos normativos utilizados.

3. Condiciones del experto independiente. Indicará:

Los conocimientos, capacidades y experiencias de quién se responsabilice del trabajo y de la firma del informe, de manera que se pueda apreciar su idoneidad para realizar el trabajo.

Se incluirá una declaración expresa sobre el adecuado cumplimiento de los requerimientos del régimen de independencia al que se encuentra sujeto el experto, identificando cuál es el régimen al que se encuentra sujeto o el que voluntariamente ha decidido aplicar.

4. Responsabilidades de la dirección en relación con el EINF:

Se describirá la responsabilidad del consejo de administración (u órgano equivalente) en la elaboración y presentación del EINF, de conformidad con el marco legal.

Se identificarán los marcos normativos utilizados en su elaboración y presentación y se incluirá, en su caso, el detalle de los criterios seguidos que resulten necesarios para su adecuada comprensión e interpretación.

5. Responsabilidades del experto independiente en relación con la verificación del EINF. Se incluirá:

Una descripción del alcance de la verificación realizada, con referencia a las normas o guías, nacionales o internacionales, de revisión que se hubiesen utilizado. Debe indicarse un resumen del trabajo realizado: los procedimientos de revisión aplicados y, en su caso, las limitaciones sufridas en la aplicación de dichos procedimientos.

Explicación de que la verificación tiene por objeto obtener una seguridad de que el EINF está libre de incorrecciones materiales.

6. Opinión

a) Opinión técnica. La opinión deberá expresarse en términos de seguridad razonable o limitada, u otra, según se opte.

Seguridad razonable. Una opinión técnica en la que se manifestará, de forma clara y precisa, si el EINF se ha presentado en todos sus aspectos significativos de conformidad con lo establecido en el marco legal aplicable

Seguridad limitada. Una opinión en la que se indique que en base a los procedimientos aplicados y la evidencia obtenida, no ha llegado a conocimiento del verificador ninguna cuestión que le lleve a pensar que el EINF no se ha presentado en todos sus aspectos significativos de conformidad con lo establecido en el marco legal aplicable.

Otra. En el caso de tratarse de otro tipo de seguridad, se deberá manifestar expresamente cuál es la conclusión alcanzada y el alcance de las pruebas planificadas y realizadas que han servido de base para dicha conclusión.

b) La opinión podrá revestir cuatro modalidades: favorable, con salvedades, desfavorable o denegada.

Cuando no existan salvedades la opinión será favorable.

Cuando existan salvedades, deberán reflejarse todas ellas en el informe y la opinión técnica será con salvedades, desfavorable o denegada. Dicha opinión tendrá lugar cuando la información incluida en el EINF no incluya aquella exigida por la normativa o que sea necesaria para comprender la evolución, los resultados y la situación de la entidad (o grupo), y el impacto de su actividad.

7. Fecha y firma de quien o quienes lo hubieran realizado. La fecha del informe será aquella en que el experto ha completado los procedimientos necesarios para formarse la opinión sobre el EINF. La fecha del informe no podrá ser anterior a la de formulación del EINF.

20. ¿Es obligatoria la verificación del EINF individual?

Una interpretación sistemática de la remisión del artículo 262.5 TRLSC al artículo 49.6 del Código de Comercio llevan a la conclusión de que se aplique tanto a los grupos como a las sociedades de capital individuales, incluidas en el ámbito de aplicación de la Ley 11/2018, de 28 de diciembre.

21. ¿Existe algún modelo ideal de referencia para verificar el EINF?

Podrán utilizarse los procedimientos y criterios a seguir incluidos en las normas y prácticas admitidas comúnmente en el ámbito nacional e internacional.

22. ¿Debe publicarse el informe de verificación del EINF?

Sí. En la medida en que el EINF forma parte del informe de gestión, el cual debe ser formulado y presentado a la junta general de accionistas junto con las cuentas anuales para su aprobación y publicación posterior, y que dichos documentos deben ir acompañados del informe del auditor de cuentas, el informe del experto verificador del EINF debe también acompañar, a los mismos efectos, a dicho estado junto a los anteriores documentos, de acuerdo con los mismos criterios de aprobación, depósito y publicación que el informe de gestión.

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